江苏科技大学因公临时出国(境)管理办法

根据中央部委和江苏省委省政府关于因公临时出国(境)相关文件的最新规定,结合我校工作实际,对《江苏科技大学短期因公出国(境)管理办法》(江科大校〔2013221号)进行修订,以进一步规范因公临时出国(境)的审批与管理,促进因公临时出国(境)工作健康有序开展。

一、因公临时出国(境)的内容和要求

(一)因公临时出国(境)的内容

因公临时出国(境)通常指组(参)团到国(境)外执行校际交流、国际学术会议、科研合作、项目洽谈、学习研修等任务,在国外停留的时间不超过89天。

(二)因公临时出国(境)的组(参)团要求

1.工作需要。因公临时出国(境)应有明确的访问目的和具体的工作内容。严禁变相公款旅游,严禁安排与公务活动无关的娱乐活动。

2.应邀出访。申请因公临时出国(境)必须持有外国法人单位或团体负责人签字的邀请函(电子签名无效),邀请函上被邀请人的姓名等信息必须与护照上的信息完全一致,出访时间必须在邀请函规定的时间之内。邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称,不得降格以求。严禁通过中介机构联系或购买邀请函。

3.因事定人。本着务实、高效、精简、节俭的原则进行组团,必须因事定人,不得因人找事。团组的人员组成按照出访任务需要而定,人数不得超过6人。出访人员不得携带配偶和子女同行。学校主要负责人不得同期出访。学校领导班子成员原则上不得同团出访,也不得同时或6个月内分别率团出访同一个国家或地区(处级人员参照执行)。

4.时间控制。出国(境)进短期学习进修的时间不超过89天;其他出国(境)访问的天数,应符合上级管理部门的控制规定1国不超过5天,2国不超过8天,3国不超过10天,严控出访3国团组。

5.限量管理。领导干部以行政领导身份赴国(境)外执行公务的,厅级人员一个任期内不超过2次或2年内不超过1次,其党政正职领导确因工作需要1年不超过1次。处级人员原则上2年内不超过1次。从事外事的处级人员严格根据工作需要安排。

使用学科建设、专业建设、实验室建设等专项经费因公临时出国(境)的,同一项目建设期内不得重复资助同一人(执行国际学术组织履职任务的人员除外)

教学科研人员(含学校及其二级单位中担任领导职务的专家学者),出国开展国际学术交流与合作,包括开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际会议以及执行国际学术组织履职任务等,出国批次数、团组人数、在外停留天数根据实际需要安排,不纳入因公临时出国批次限量管理范围。但仍需按因公临时出国(境)程序进行报批。

6.计划报批。各类因公临时出国(境)活动,一律纳入学校年度出访计划管理。各学院(所、校区)、部门每年10月下旬至11月中旬申报下年度出访计划,并针对每项出访计划落实出访经费、编制经费预算。国际合作与交流处根据各学院、部门的申报情况编制学校年度出访计划和经费预算,报学校领导审批,其中使用学校事业经费(不含科研经费)的出访计和经费预算,需经学校党委常委会审定。学校审批通过的年度出访计划,需按规定呈报江苏省人民政府外事办公室审批。上级主管部门不受理未列入年度出访计划的报批。对确需临时安排的学术交流合作,应在个案报批时说明理由。

二、因公临时出国(境)的审批程序

1.提交出访申请

1)提交申请材料的时间要求:处级及以下人员因公临时出国(境)访问,应至少提前2个半月向国际合作与交流处提交申请;校级领导出国(境)访问,应至少提前3个月提交申请。

2)提交申请的相关材料:《江苏科技大学组团(参团)因公出访审批表》、《邀请函》(邀请函为外文的需另提供翻译件)、《出访活动日程表》各1份,《因公临时出国(境)备案表》一式5份。

3)需提供的其他证明材料:友好交流、校际交流需提供已签或拟签的协议、备忘录等材料;参加国际会议需提供论文摘要及录用证明材料;培训团组需提供国家外专局批准的培训计划的批件;省内双跨团组参团人员需提供该单位同意函(设区市由市外办提供,其他单位由参团单位提供);省外双跨团需提供组团单位的征求意见函(任务批件和任务通知书);计划外团组需提供单位详细说明;离退休返聘人员需出具单位返聘证明(70岁以上需提供体检证明)。

2.部门审批及会签

1)《江苏科技大学组团(参团)因公出访审批表》先由出访人所在部门领导审批,并由所在部门领导对经费来源进行审核,再经组织部、国际合作与交流处、保密办(仅涉密人员)等相关部门审批。其中使用学校事业经费(不含科研经费)的出访团,在进行审批流程之前,需由国际合作与交流处进行初审。

2)《因公临时出国(境)人员备案表》一式5份,提交学校组织部审核。组织部审核并加盖江苏科技大学党委印章后,1份存组织部,1份送纪委办/监察处,3份送国际合作与交流处。

3)《因公临时出国任务和预算审批意见表》由国际合作与交流处、财务处审批。

3.学校领导审批。《江苏科技大学组团(参团)因公出访审批表》经相关部门审核后,处级及以上领导干部报申请人所在部门分管校领导、分管外事校领导和校长审批。其他人员由分管外事校领导审批。

4.公示出国信息。将通过审批的《江苏科技大学组团(参团)因公出访审批表》与《邀请函》在学校信息系统公示5个工作日以上,公示内容包含出国团组的人员组成、出访国家和任务、日程安排及往返航线、邀请函、经费来源和预算等信息。

5省级管理部门审批。出国信息公示无异议后,国际合作与交流处向江苏省人民政府外事办公室或江苏省人民政府港澳事务办公室或江苏省人民政府台湾事务办公室行文报批。校级领导出访需向江苏省人民政府报批。

三、因公临时出国(境)的护照和签证要求

1.护照。因公出访应持公务普通护照“两院”院士、长江学者、国家和省重大项目首席科学家、国家杰出青年科学基金获得者、国家“千人计划”专家、在国际学术组织任职、离退休返聘人员等出国开展国际学术交流与合作的,在获得江苏省人民政府外事办公室批准后,可持因私普通护照出访。

2.因公护照的办理。在出访申请获得省级主管部门批准并获得《江苏省人民政府出国、赴港澳任务批件》后,出访申请人将身份证复印件、6个月内的小2寸正面免冠照片各一份提交国际合作与交流处,由国际合作与交流处按规定为其办理。

3.签证。出访人填写签证表并备齐外国使领馆要求的其他材料,交国际合作与交流处为其办理签证(或出境证明)。对于个别国家需要面签等特殊要求的,国际合作与交流处将及时提醒、协助出访人员办理签证。

4.领取因公护照及下载相关资料。申请人按国际合作与交流处的通知与要求领取护照。

四、因公临时出国(境)的管理规定

(一)因公临时出国(境)前的管理规定

1.审批规范、证照齐全。出访人必须认真履行审批流程,确保护照、签证及所需证明材料齐全。

2.按规定购买出国机票严格按照《江苏科技大学关于加强公务机票购买管理的有关通知》(江科大校〔201565号)的规定办理因公出国人员国际机票购买手续。若因违反规定造成经费报销问题,由出访人自行负责。

3.履行保密手续。涉密人员出访前,应按学校相关保密规定,填报《江苏科技大学涉密人员出国(境)申报审批表》、《涉密人员出国(境)行前保密教育情况表》并签署《江苏科技大学对外交流人员保密义务承诺书》。

4.接受行前外事纪律教育。出国(境)前主动接受行前外事纪律教育,下载学习《江苏科技大学因公出国(境)行前教育告知书》。

(二)因公临时出国(境)过程中的管理规定

1.实行团长负责制。组团或参团的出访活动,一切行动听从团长的指挥,个人单独活动需要事先获得团长的批准。团长应掌握团组成员的思想动态,做好在外安全和保密工作。一旦发生突发事件,团长应立即采取应急措施,同时向我国驻外使领馆及学校领导报告。

2.认真开展公务活动。参加公务活动要精心准备、周密安排,努力达到出访目的。学校与国外单位签订具有法律约束力的合同、协议等文件,应由校长或校长授权人签署,其他领导可以与国外对应部门签订会议纪要等。对达成的协议和做出的承诺要言而有信。

3.不得擅自变更出访行程。按照预定的时间和路线完成公务访问活动,不得擅自延长境外停留时间,不得擅自变更出访路线,或以任何理由绕道旅行。

4.维护国家的尊严和利益。不携带涉密载体,不泄漏国家秘密,不与国(境)外敌对组织接触,不出入赌博、色情场所,杜绝不文明行为。

5.遵守往访国的法规和习俗。了解和遵守往访国的法律规定,尊重往访国的风俗习惯。

6按照规定使用经费。因公出访要注重节约,严格按规定选择交通工具和食宿。若未按规定和审批项目及其限额使用外汇,费用由出访人自行承担。

(三)因公临时出国(境)回校后的管理规定

1.主动报告出访情况。出访人在回国后应及时向学校有关部门和领导报告出访成果和情况。

2.及时上交因公护照及相关材料。 回国后5个工作日之内,上交因公护照;回国后20天之内,上交《因公出国(境)团组信息反馈表》《江苏科技大学因公出国(境)情况汇总表》《出国(境)访问报告》各1份,由国际合作与交流处存档,并报送上级主管部门。《出国(境)访问报告》一般包括出访概述(人员、时间、路线等)、会谈的主要内容、所取得的成果、未完成的工作目标及其说明、对今后工作的思考及建议等方面,字数应在2000字以上。如出国(境)参加国际学术会议的团组还需填报《江苏科技大学教师参加国际学术活动文献资料备份验收单》,并将文献资料交学校图书馆备案。

对无故不按时上交因公护照及相关材料者,国际合作与交流处对其费用报销单不予受理核销手续,并向江苏省外事办申请吊销其所持证件,2年之内不为其办理因公出国手续。

3.公示出访报告。回国后30天之内,国际合作与交流处将出访团组的《江苏科技大学因公出国(境)情况汇总表》《出国(境)访问报告》公布于学校信息系统,以利于出国信息公开与成果共享。

4按规定核销出访费用。回国后30天之内,应到财务处申报和核销出访费用。因公出访发生的正常费用,须经国际合作与交流处审核,方可办理报销手续。确因工作需要发生的特别费用,须经分管外事校领导批准才能报销。

执行政府项目的出访任务,回国后应按照项目的管理规定,及时到项目主管部门办理结汇和报销手续。

五、附则

1.本办法由国际合作与交流处负责解释。

2.本办法自发布之日起执行,原《江苏科技大学短期因公出国(境)管理办法》(江科大校〔2013221号)同时废止。